​Este nosso post irá dar continuidade ao assunto Organização promovendo a qualidade de vida, focando na organização no ambiente de trabalho.

Talvez muitos de vocês que estão lendo o post de hoje já estejam aposentados e não exerçam mais atividades em um ambiente de trabalho formal, mas como já falamos de organização da casa e de documentos, vamos, também, dar algumas dicas para quem ainda trabalha seja em uma pequena, média ou grande empresa ou até exerça suas atividades em casa.

Vocês devem se lembrar da história que contei da professora que precisava passar as datas de provas de suas turmas em uma reunião de trabalho e, devido à falta de organização, não conseguiu encontrar tais datas??? Esta historia foi contada no post sobre Organização da casa.

Independente se você trabalha em casa ou fora, o seu local de trabalho deve ser limpo e organizado, pois isso garante a produtividade, além de ser um reflexo de sua personalidade.

Seu local ou mesa de trabalho não é garantia de seu sucesso profissional, mas associado com outros pontos, contribuirá, de forma positiva, para o desenvolvimento de sua carreira.

A seguir daremos algumas dicas para a organização de seu espaço de trabalho:

– Para um espaço ou local ou mesa de trabalho sempre organizado é necessário que se determine um local para cada coisa. Cada indivíduo tem um perfil, crie o seu modo de organização, que melhor se adeque ao seu perfil, e siga-o.

– Utilize itens organizadores (separadores de arquivos, caixas plásticas, porta canetas, porta trecos, etc.);

– Mantenha o mínimo do material de papelaria (lápis, caneta, borracha, apontador, grampeador, clips, blocos de notas, etc.) em cima da mesa ou na primeira gaveta;

– Mantenha pastas de documentos identificados em um arquivo de pastas suspensas em cima da mesa ou em uma gaveta específica;

– Deixe à mão apenas o necessário para o desenvolvimento de suas atividades;

– Cuidado com as telas de descanso ou papéis de parede do computador. Prefira imagens bonitas e não vulgares;

– Dentro do possível, de acordo com cada profissão, brinquedos e objetos infantis são sinônimos de criatividade, mas quando em excesso indicam infantilidade ou imaturidade. Um pequeno vaso de flores é aceitável.

– Uma vez por semana faça uma limpeza em seu espaço ou mesa de trabalho. Mantenha um kit básico (flanela e álcool em gel) de limpeza no local;

– Quinzenalmente descarte o que não estiver mais utilizando, arquive o que já foi resolvido, deixe visível e de fácil acesso o que precisa resolver. Evite o acúmulo de papel;

– Evite se alimentar em seu local de trabalho, mas, se for necessário, após a realização da refeição, limpe o local. Lembre-se do kit básico de limpeza. Ele será muito útil nesse momento.

Para garantir ou, até mesmo, aumentar sua produtividade:

– Mantenha uma agenda de papel: Pode parecer antiquado, mas uma agenda convencional é uma ferramenta muito útil para se visualizar os compromissos e atividades não só do dia mas de toda a semana. Mantenha-a em seu espaço ou local ou mesa de trabalho;

– Sincronize a agenda de papel com a do celular: Mantenha a agenda em seu espaço ou local ou mesa de trabalho e, caso não tenha disposição para carrega-la para todos os lugares, marque os compromissos no celular. Agenda é natural esquecer, mas o celular é bem mais difícil;

– Tenha uma caixa de entrada: Isso facilita muito a resolução de tarefas. Veja como ela deve funcionar: Coloque-a próxima da lata de lixo; Revise os conteúdos diariamente. Escolha um momento do dia e faça uma revisão do conteúdo da caixa; Elimine o lixo imediatamente, não acumule papéis desnecessários;

– Crie o hábito de datar toda a correspondência que receber. Isso facilita a resolução de tarefas;

– Separe os papéis que necessitam de uma atenção maior daqueles que podem ser arquivados;

– Verifique que a caixa de entrada encontre-se vazia ao final do expediente de trabalho. Caso haja alguma pendência a ser resolvida, trate-a como prioridade no dia seguinte;

– A atividade chegou, resolva e arquive. Caso necessite resolver mais tarde, resolva e arquive. Atividades que devem ser encaminhadas para outros setores devem ser despachadas assim que possível.

Espero que com essas dicas vocês possam se organizar para manter um ambiente de trabalho organizado.

Veja os outros post sobre “Organização promovendo a qualidade de vida”:

– Organização promovendo a qualidade de vida – Organização da casa

– Organização promovendo a qualidade de vida – Organização de documentos

 

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