Este post dará continuidade ao assunto “Organização promovendo a qualidade de vida”, onde iremos nos focar na guarda de documentos pagos.

Eu sei que na era digital parece absurdo falar sobre guardar ou arquivar documentos, em papel, pagos, pois podemos fazer isso de forma digital. No entanto, alguns indivíduos ainda não se sentem seguros com toda essa tecnologia.

Vou dar um exemplo, quando era meu pai que gerenciava as contas da casa, ele guardava tudo. Quando eu passei as gerencia-las, o conselho que ele me deu: “Filha, guarde todos os comprovantes, pois se acontecer alguma contestação, você tem como comprovar que pagou.” Fazendo a organização da papelada, achei comprovantes de pagamento de contas de água e luz de 1973.

Independente se você vai guardar os documentos em forma de papel ou digitalmente, você sabe por quanto tempo arquiva-los? Essa é uma dúvida comum entre a maioria.

Desde julho de 2009, a Lei Federal n° 12.007 determina que as empresas prestadoras de serviços (de água, luz, telefonia, TV por assinatura, cartão de crédito) públicas ou particulares são obrigadas a emitir e encaminhar ao consumidor a declaração de quitação anual de débitos, o qual compreenderá os meses de janeiro a dezembro de cada ano, tendo como referência a data do vencimento da respectiva fatura. Deverá ser enviada até o mês de maio do ano seguinte ou no mês subsequente à completa quitação dos débitos do ano anterior. Esse documento substitui os 12 comprovantes de pagamento do ano anterior.

De acordo com o Procon-SP, de acordo com a legislação federal, somente terão direito a esse comprovante de quitação anual, os consumidores que estiverem em dia com todos os pagamentos do serviço contratado. Caso haja algum débito em contestação judicial, o consumidor terá direito ao comprovante de quitação somente dos meses não questionados.

Verificando as contas dos últimos 3 anos daqui de casa, observei que:

– Nem todas as prestadoras de serviço enviaram a declaração de quitação de débitos anual, embora não tenhamos deixado de realizar nenhum pagamento. Nesse caso, a sugestão é entrar em contato com a empresa e solicitar o comprovante.

– Nem todas as prestadoras de serviço enviam a declaração de quitação de débitos anual no mesmo período. Por exemplo: a empresa de energia elétrica encaminhou no mês de março e a de gás no mês de maio. Por isso, devemos ficar atentos e ler as contas todos os meses.

O texto da declaração de quitação de débitos anual, geralmente, vem no campo INFORMAÇÕES IMPORTANTES. E diz: “Em relação à legislação em vigor, a NOME DA EMPRESA declara que as faturas referentes exclusivamente ao fornecimento NOME DO SERVIÇO PRESTADO, relativos ao titular dessa fatura para a unidade usuária nela definida, cujo vencimento ocorreu até dezembro de 2015, encontram-se quitadas. Essa declaração substitui as quitações dos faturamentos mensais de débitos para o ano a que se refere e anteriores para a unidade usuária nela referida, desde que não haja indicação de débito(s) em aberto nesta conta.”

Mas, se mesmo assim você quiser arquivar os comprovantes de pagamento de contas, fique atento, pois os prazos são variáveis de acordo com a situação.

Contas – Prazo de arquivamento do comprovante​

– Água, luz, telefone e demais serviços essenciais – Arquivados pelo período de 5 anos;

– Aluguel – Locatário deve arquivar o contrato e declarações de pagamento até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves pelo período de 3 anos, desde que não haja qualquer tipo de pendência;

– Cartão de crédito – Declarações de pagamento anual devem ser arquivados pelo período de 1 ano;

– Cheques – Arquivados pelo período de 30 a 60 dias após a emissão. A compensação deve acontecer, no máximo, em 1 mês a partir da emissão do cheque se for da mesma praça e de 2 meses se for de outra praça. A prescrição de um cheque pode ser feita, em um prazo máximo, de 6 meses contados da apresentação. O canhoto de cheque não tem valor legal, só vale para conferência;

– Compra de imóvel – Proposta, contrato e declarações de pagamento devem ser arquivados pelo comprador até a lavratura e registro da escritura;

– Condomínio – Não devem ser descartadas durante o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, segundo o Código Civil, arquivados por 10 anos;

– Consórcios – Não devem ser descartadas até o encerramento das operações financeiras do grupo;

– Contratos – Arquivados até que o vínculo entre as partes seja rompido. Em caso de financiamentos, até que todos os pagamentos estejam quitados e o bem desalienado;

– Convênio médico ou plano de saúde – Proposta, contrato e declarações de pagamento anual referente ao último reajuste devem ser arquivados por todo o período de contratação;

– Cursos livres – Contrato e declarações de pagamento anual devem ser arquivados pelo período de 5 anos;

Hollerith ou contracheque – Arquivados pelo período de 5 anos;

– INSS – Arquivados até a aposentadoria e retirada do benefício;

– Mensalidade escolar – Contrato e declarações de pagamento devem ser arquivados pelo período de 5 anos;

– Notas fiscais e certificados de garantia – Arquivados durante o prazo da vida útil do produto ou serviço, contando a partir da aquisição, pois mesmo após o término da garantia de contrato, ainda há possibilidade de surgirem vícios ocultos;

– Certificados de garantia – devem seguir a mesma regra das notas fiscais;

Fonte:

– Procon-SP

OBS: O Procon-SP alerta que esses prazos são estipulados somente para situações de consumo. Outras situações e/ou entidades (Receita Federal, Detran, Prefeituras, Cartórios, Fóruns, etc.) podem ter regras próprias.
Com relação ao arquivamento de pagamentos de contas realizados pela internet é importante imprimir ou salvar uma cópia do comprovante de pagamento assim que a conta for paga. Para que surpresas desagradáveis ocorram devido a problemas com o computador, faça backup periodicamente.
Espero que com essas dicas vocês possam ser organizar melhor em relação à papelada.

Veja os outros post sobre “Organização promovendo a qualidade de vida”:

 Organização promovendo a qualidade de vida – Organização da casa

– Organização promovendo a qualidade de vida – Organização no trabalho

 

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